Country: Haiti
Closing date: 30 Sep 2015
MISIÓN
En el marco de la actuación de Médicos del Mundo en Haití, la Administración de País será responsable del desarrollo administrativo y logístico de la misión, bajo el marco de los procedimientos establecidos por Médicos del Mundo y de aquellos establecidos por los donantes/financiadores.
Será responsable de la ejecución, seguimiento y justificación contable financiera de los consorcios y proyectos en ejecución, en coordinación con su referente en Sede Central.
ÁMBITO GEOGRÁFICO DE INTERVENCIÓN
Región des Palmes (Gressier, Léogâne, Petit-Goâve y Grand Goâve) y Artibonite Sur
ORGANIGRAMA
Dependencia directa de la Coordinación de País. En Sede Central, relación con la Unidad Geográfica correspondiente (Coordinación y técnicos de Unidad)
FUNCIONES
Relacionadas con la Administración:
- Revisar los contratos, convenios y actas de compromiso relativos a las obligaciones y derechos de Médicos del Mundo con los ministerios y con terceros, con apoyo de la coordinación de proyecto;
- Contratación y soporte administrativo de los Recursos Humanos (procesos de selección, regulación internacional, imposición, seguros, reglamento);
- Gestión eficiente de los recursos financieros, realización de las contabilidades y del seguimiento financiero (incluyendo estimación de gastos y previsión de tesorería), asegurando un adecuado control de gestión;
- Realizar las formulaciones y reformulaciones presupuestarias y las justificaciones de proyectos de acuerdo a las normas establecidas por las financieras y las internas de Médicos del Mundo;
- Formación del Personal local;
- Aplicación de la normativa de Médicos del Mundo en cuanto a gestión de recursos, y definición y aplicación de protocolos locales de gestión administrativa;
- Gestión de RRHH (formación y seguimiento del personal de soporte), seguimiento de vacaciones/ permisos/horas de trabajo;
- Gestión, seguimiento y actualización de procedimientos legales relacionados con el registro y actividad de la organización en el país;
- Representación institucional y participación en foros relacionados con temas administrativo-financieros (en especial las reuniones de Consorcio con otros miembros de la Red Internacional Médicos del Mundo y su seguimiento).
Relacionadas con la Logística:
- Supervisión de la gestión del logista nacional en el mantenimiento de las instalaciones y equipamiento de la casa-oficina de Médicos del Mundo, de la flota de vehículos (seguimiento de kilometraje y consumo, su uso racional, buen uso) del equipamiento de telecomunicaciones y de información;
- Asegurar las compras de equipamiento y materiales en coordinación equipo nacional, según los criterios establecidos y procedimientos internos, y según el cronograma de los proyectos en ejecución;
- Supervisión de la información logística y realización y mantenimiento de los inventarios de bienes de equipo, muebles e inmuebles;
- Supervisión a la planificación de movimientos de personal;
- Supervisión a la gestión de trámites aduaneros, transporte de mercancías por vía terrestre, marítima o aérea en coordinación con el equipo logístico de Sede Central;
- Apoyo en la gestión de la seguridad a la coordinación de proyecto. Asegurar que todos los empleados/as conocen y aplican las normas y recomendaciones de seguridad de Médicos del Mundo y del país.
- Asistencia a los clusters de seguridad y retroalimentación de la información a la coordinación y a sede central.
Específicas de los Consorcios:
Comunicación entre las partes y representación del Consorcio:
- Punto focal de contacto y coordinación de los miembros a nivel administración.
- Desarrollar y mantener una comunicación estrecha entre las diferentes partes de los Consorcios.
- Convocar y mantener reuniones periódicas y fomentar mecanismos de coordinación y articulación entre las partes siguiendo las pautas definidas en el Acuerdo entre los diferentes Médicos del Mundo.
Cumplimiento de los acuerdos establecidos:
- Conocer, comprender y garantizar el cumplimiento de los acuerdos establecidos en los MoU entre Médicos del Mundos partes de Consorcio, en relación a la administración.
- Velar por el cumplimiento de los plazos y asegurar la periodicidad de los informes económicos de cada una de las partes del Consorcio.
- Velar por el cumplimiento de los procedimientos de Médicos del Mundo y por la coherencia con aquellos de las entidades donantes/financiadoras (ECHO, CERF, DAHI, etc.).
Reportes periódicos:
- Es responsable de la parte administrativa/logística del SITREP mensual por proyecto que debe ser remitido a Sede Central.
- Es responsable de la compilación y redacción de la información económico-financiera para la presentación de informes intermedios y final.
FORMACIÓN REQUERIDA
Requerida: Titulación Media o Superior, preferiblemente en Ciencias Empresariales/Económicas.
Se valorará: Formación específica en cooperación al desarrollo y gestión y justificación de proyectos y/o programas con ECHO.
REQUISITOS
Idiomas: imprescindible nivel alto de Francés. Creole valorable.
Informática: Manejo del paquete office e internet.
Otros: Comunicación empática y asertiva. Capacidad de liderazgo y trabajo en equipo. Alto nivel de autonomía. Visión estratégica, tolerancia al estrés y al contexto cambiante. Conocimiento del entorno humanitario
EXPERIENCIA
Es imprescindible tener al menos dos años de experiencia en funciones similares a las descritas, preferiblemente en Haití y en post-emergencia, experiencia de trabajo en administración y en gestión de recursos humanos expatriados y locales. Se valorará buenos conocimientos de gestión logística.
PERFIL COMPETENCIAL
Buena aptitud para el trabajo en equipo. Rigurosidad, metodología y trabajo sistemático. Capacidad de organización y planificación. Capacidad resolutiva y de negociación. Experiencia en relaciones humanas y gestión de conflictos. Visión estratégica. Identificación con el trabajo y valores de Médicos del Mundo.
How to apply: