Country: Haiti
Closing date: 10 Nov 2017
Présentation d'ACTED
Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en oeuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous oeuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED met en oeuvre plus de 490 projets par an auprès de 11 millions de bénéficiaires dans 35 pays, pour un budget de 190 millions d’euros. Nos équipes sont composées de 300 staff internationaux et 4300 staff nationaux.
Description du pays
Profil du pays début 2016
Nombre de projets 6
Nombre de zones 4
Nombre de salariés nationaux 300
Budget annuel (EUR) 5 M Euros
Bureau en Capitale Port au Prince
Contexte du poste et principaux défis
ACTED est présente en Haïti depuis 2004 auprès des populations les plus vulnérables, d'abord dans le centre du pays et, depuis l'intervention d'urgence à la suite du séisme de 2010, à travers l'île et notamment dans le Grand Sud. Haïti reste l’un des pays les plus exposés aux catastrophes naturelles. La sécheresse qui a touché le pays en 2015 a exacerbé les problématiques liées à l’eau et à la sécurité alimentaire. À cette exposition aux aléas climatiques s’ajoutent l’épidémie de choléra qui sévit depuis octobre 2010 ainsi que des problèmes d’ordre environnemental, politique et socioéconomique. Alors que le pays s’engage dans une phase de développement, ACTED continue d’accompagner le renforcement de la société civile, de lutter contre le choléra et d’améliorer la gestion de l’eau, tout en développant des initiatives innovantes dans le domaine de l’assainissement.
Mise à jour novembre 2016 | Urgence Matthew - L’ONG ACTED est notamment présente dans les départements du Sud et de Grand’Anse, touchés de plein fouet par l’ouragan Matthew le 4 octobre 2016. Aujourd'hui ce sont plus de 150 personnes qui sont mobilisées auprès des populations touchées par le passage dévastateur de l’ouragan Matthew en Haïti, avec une réponse d'urgence multi-sectorielle : distributions de rations alimentaires familiales, traitement et accès à l'eau potable et aux services essentiels, distributions de biens de première nécessité, lutte contre le choléra, renforcement de l'habitat.
Description du poste
Rôle et principales responsabilités
Sous la supervision de Responsable/Chargé (s’il y a) pays Transparence et Conformité ou du Directeur Pays :
1. Faciliter la mise en oeuvre des guides standards ACTED et du système FLATS dans le pays
a) Suivre les processus de Conformité au niveau de la base en s’assurant que le flux mensuel de documentation va de la zone au bureau capitale
b) Participer aux due diligence des IP pour tous les IP avant leur engagement
c) Suivre les processus conformité au niveau des partenaires de mise en oeuvre en s’assurant que le flux mensuel de documentation des partenaires de mise en oeuvre est transmis au bureau capitale ;
Termes de Référence-Stagiaire Transparence et conformité Décembre 2016
d) Apporter son soutien au Chargé FLAT national dans la compilation et l’archivage, pour tous les projets et le programme de toutes les informations financières, logistiques, administratives, RH dans le classeur conformité du projet concerné.
e) Soutenir le chargé FLAT dans l’identification des problèmes de conformité en archivant les listes de contrôle conformité (FLA 01 and FLA 02)
f) Faire le lien avec les autres départements et partager les problèmes de conformité identifiés ainsi que le plan d’actions d’atténuation des risques.
g) Contribuer au suivi du plan d’action
h) Contribuer à la mise à jour mensuelle du suivi du dossier FLAT (FLA-03)
i) Contribuer au rapport de conformité mensuel et au TITANIC Audit.
j) Effectuer des enquêtes de marché (FLA-05) sur demande du Directeur pays ou de l’Auditeur régional.
2. Faciliter la préparation des audits externes et des due diligences
a) Contribuer à la préparation des audits externes et des due diligences en collaboration étroite avec le département Audit du HQ ;
b) Contribuer au sujet de la préparation des Audit externe (AUD-01) et s’assurer de la mise à jour du suivi Audit externe, Projet et FLAT (AUD-00) ;
c) En collaboration étroite avec le Directeur Pays et le Responsable Finance Pays, faciliter le déroulement des audits (réunions de lancement et de clôture de chaque audit externe) ;
d) Faire des projets de réponses au rapport d’audit au sujet de la gestion ACTED, les faire valider par le Responsable/Chargé (s’il y a) Risques et Conformité pays ou le Directeur Pays d’abord, puis par le Département Audit du HQ. Suivre la réception du rapport d’audit signé.
e) Contribuer à la mise à jour du suivi des recommandations d’audit externe (AUD-02) et à leur mise en oeuvre.
3. Contribuer à la mise en oeuvre du plan d’audit interne national validé.
a) Contribuer à la rédaction des Termes de référence
b) Participer aux missions d’audits internes et effectuer des contrôles basés sur les listes de contrôle internes d’audit
c) Fournir un projet de rapport d’audit et de plan d’action
d) Faciliter le suivi des recommandations
4. Sessions de formation/ leçons apprises / Meilleures pratiques
4.1. Formation et renforcement des compétences
a) Durant les missions d’audit, quand des lacunes ou des besoins de clarification sont identifiés, fournir des formations pratiques sur des secteurs spécifiques des procédures ACTED.
4.2. Leçons apprises
a) Contribuer pro-activement à la diffusion et à l’utilisation parmi les staffs nationaux et internationaux des acquis engrangés via les activités d’audit (audits internes et externes);
b) Organiser et faciliter les sessions d’apprentissage de façon à retenir les meilleures pratiques et les leçons apprises quand un audit externe/interne est effectué ou demandé ;
c) Documenter et partager les leçons apprises et les meilleures pratiques dans les délais et s’assurer que les connaissances engrangées contribuent à l’amélioration de la conformité d’ACTED.
4.3. Travail d’équipe
a) Contribuer à un environnement de travail positif et à de bonnes dynamiques d’équipe parmi le staff Audit du pays
b) Garantir que les équipes Audit du pays retiennent ce qui est spécifique chez ACTED notamment les valeurs et convictions de l’organisation, son identité globale, sa cohérence, ses fondements, son indépendance et son impartialité.
5. Autres
a) Fournir des mises à jour régulières sur les progrès et challenges aux managers et autres membres d’équipe.
b) Effectuer toute autre activités assignée par le manager immédiat.
Qualifications
• Esprit de synthèse et goût prononcé pour les chiffres et l’analyse.
• Ouverture, motivation et attitude positive.
• Approche rigoureuse et méticuleuse du travail.
• Capacités de formalisation et d’écriture.
• Sens de l’analyse et capacité à proposer des solutions aux problèmes rencontrés.
• Faire preuve de flexibilité, de dynamisme, d’autonomie.
• Bon relationnel et force de proposition.
• Intérêt pour les programmes d’aide d’urgence et de développement internationaux.
• Formation : Ecole de commerce, Cursus universitaire Finance / Contrôle de Gestion / Statistiques, Audit, Sciences Po, MBA
• Niveau d'études requis : BAC+3/5
• Excellent niveau en anglais, écrit et parlé (contacts quotidiens avec les équipes locales)
• Connaissance des problématiques de contrôle interne et d’audit.
• Sensibilisation aux théories, standards, procédures et techniques d’audit.
• Capacité de communication et de reporting.
Conditions
Statut : Volontaire
Per diem : 300 USD par mois
Prise en charge ACTED : logement, nourriture, billets d’avion, visa et couverture sociale
How to apply:
Envoyez votre candidature (CV + lettre de motivation ) à jobs@acted.org avec pour objet
Ref: FLATI/HAI