Haiti: Directeur/Directrice de l'Unité des Affaires Administratives et due Budget (UAAB)

Directeur/Directricede I' Unité des Affaires Administratives et du Budget (UAAB)

TITRE DU POSTE: Directeur/Directrice de l ’ unité des Affaires Administratives et du Budget (UAAB)

NIVEAU DU POSTE : Niveau Supérieur. Administrateur ou Gestionnaire . Bonne maitrise des Procédures, Méthodes, Techniques et des outils en matière de Gestion/Administration. Connaissances des procédures de Ia reforme dans Ia fonction publique sont des atouts.

DURÉE PRÉVUE DE LA MISSION: 12 mois

LIEU DE TRAVAIL: Office de Management et des Ressources Huma i nes (OMRH ), Port-au-Prince , Haïti

SUPERVISEUR: Coordonnateur Général de I 'OMRH

I. Contexte general

L ' Office de Management et des Ressources humaines qui a pour mission de piloter et de Coordonner l' action gouvernementale relative à l 'organisation , au fonctionnement , a Ia Performance , au développement et à l'efficience de l'administration et de Ia fonction publique Souhaite doter son administration d ' un ( e ) Directeur / Directrice de l ’ Unité des Affaires Administratives et du Budget (UAAB) .

II. Justification

L ' OMRH a pour tâches , entre autres , de travailler au renforcement de l ' administration publque haïtienne et a alors Ia charge de conseiller le Gouvernement de Ia République et d'appuyer les ministères et autres organismes publics concernes dans l’élaboration et Ia mise en revue des projets de réformes structurelles et managériales visant l' amelioration de leur efficacité , une rationalisation accrue de l 'appareil administratif national. C'est en ce sens que I'OMRH compte doter son bureau d'un personnel compètent qui saura implémenter à son bureau toutes les structures nécessaires susceptibles de guider les ministères et organismes .

Ill. Principales attributions (100% du temps)

• Préparer et assurer l e suivi de tous actes relatifs à Ia gestion des ressources matérie lle s et financières de I' OMRH
• Elaborer le budget de I' OMRH et suivre son exécution
• Préparer le rapport trimestriel sur Ia situation comptable , budgétaire et d ' inventaire de l' OMRH ; le soumettre au Coordonnateur General à des fins de transparence et d' analyse
• Faciliter le travail de Ia Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif (CSC/CA) , des vérificateurs IGF , des auditeurs externes ( ULCC , UCREF) , ou en mettant à leur disposition toute information et documentation nécessaire à leur travail
• Assurer le suivi des relations financières avec les différents bailleurs
• Assuer , tant à titre préventif que correctif , Ia gestion et l ' entretien des biens meubles etimmeubles ainsi que du matériel roulant de I ' OMRH
• Fournir l'appui logistique et administratif aux différentes coordinations / unités de I' OMRH
• Veiller au respect des règlements internes de I'OMRH en matière de gestion des ressources matérielles et financières
• Assurer le traitement/suivi des dossiers soumis à Ia direction
• Assurer le contrôle et le suivi des dépenses effectuées
• Approuver les rapports financiers et comptables prépares par le Comptable
• Vérifier avec le comptable les pièces justificatives des dépenses
• Veiller au respect et à l'application des procédures établies par Ia Primature en matièrede gestion administrative
• Assurer Ia gestion administ rat ive (contrôle des présences , fiche de contrôle de s vé hicules,rapport des dépenses de carburant , inventaires , mission, etc.) et l 'élaboration du planning des conges du personnel de I UAAB.
• Faire preuve d 'i nnovation dans Ia création des formes / formu l aires et tout autredocument de l ' Unité . Adapter les fichiers suivant les besoins/exigences du bureau et de Ia Primature
• Assurer avec l ' appui de Ia secrétaire de I ' UAAB les services généraux (gestion des biens , gestion de l ' archivage des documents , gestion de I a logistique)
• Assurer avec le Responsable des Achats , Ia supervision du stock et le renouvellement des matériels à temps
• Rédiger tous documents financiers sollicites par Ia Primature te l s que: Fiche d 'identification des Operations ( FlOP) , Programme d ' invest i ssement Public ( PIP)
• Superviser le travail des membres de I ' UAAB I Participer à l' évaluat i on du personne l mis sous sa supervision
• Finaliser les plans , bilans , rapports de Ia direction avant transmission à Ia Coordination Générale
• Organiser régulièrement des re ncontres avec le perso n nel de sout i en afin d ' assurer Ia bonne marche du bureau
• S' assurer de l ' élaboration , de l' implantation et de Ia mise à jour de l 'inventaire des biens meubles et immeubles du bureau I Vérifier Ia présence effective de ces bien s sur le lieux de travail

Participer à Ia gestion rationnelle , fonctionnelle et efficiente des véhicules et du carburant

• S ' assurer de l'impeccabilité du lieu de travail en matiè r e d ' h y giène et de propreté

Travailler à maintenir un environnement de travail agréab l e avec l e service minimum (reflétant Ia propreté et Ia sécurité au travail )

• Appuyer le Directeur des Ressources Humaines dans Ia réalisation d ' activité à caractère sociale au sein du bureau (anniversaire d ' employés , fête de fin d'année, . .. )
• Réaliser toute autre tâche qui lui sera confiée par le Coordonnateur General en adéquation avec ses compétences

IV. Profil

La poste est ouverte à toute personne de nationalité haïtienne répondant aux profils, ci-après:

a)Qualifications et compétences techniques: Diplôme universitaire (Bacc+S) en Sciences Administratives/Administration des Affaires/Science Comptable: Avoir une formation solide en Administration. Etre familier(e) aux manuels et procedures comptables dans l'administration Publique. Etre familier(e) avec les procedures d'acquisition de biens et services en conformité avec le Manuel de procédures et d'exécution de budget. Une bonne connaissance en informatique pour les programmes Word, Excel, Power Point, Access.

b)Expérience spécifique: Avoir au moins cinq (5) ans d'expérience professionnelle dans un poste de responsabilité administrative. Une expérience dans l'administration publique haïtienne est un atout.

c) Compétences personnelles: Dynamique, flexible, sens de leadership, esprit d'initiative et d'ouverture, autonomie, rigueur, sens des responsabilités, respect de l'horaire de travail, sens de discrétion; éthique professionnelle, sont des qualities requises pour le présent poste: Capacité à prendre des décisions de manière rapide et impartiale; Etre capable d'établir les priorités en matière de dépenses; Faire preuve de respect mutuel; intégrité et aptitude à travailler sur des dossiers requérant le secret professionnel; Motivation à travailler pour le Secteur Public. Démontrer un dévouement pour les activités du bureau. Capacité d'innovation et de négociation avec des entités étatiques. Capacité à collaborer avec d'autres experts. Capacité a travailler en équipe pluridisciplinaire et sous pression.

d) Compétences en informatique: Maitrise de Ia Suite Office et autres logiciels bureautiques de base. Excellente capacité a présenté les fichiers comptables/administratifs Iars des reunions.

e) Compétences linguistiques : Maîtrise du français écrit et parle. Des competences avérées dans Ia formation, Ia rédaction et les présentations, ainsi que Ia capacité a exprimer clairement ses idées/prises de décisions Iars des réunions. Aptitude a communiquer de manière claire et précise et bonne capacités d'analyse et d'identification des priorités. Excellente communication verbale et écrite en français.L'Anglais est un atout.

Minimum Requis

Qualifications

Expériences

Compétences Personnelles

Compétences Linguistiques

Leadership

Connaissances en Informatiques

Diplômes Universitaire (Bacc +5) en: Sciences

Administrative/

Administration des Affaires/Science Comptable. Etre familier(e) aux manuels et procédures comptables dans l’Administration Publiques.

Avoir au moins cinq (5) and d’expériences professionnelles avérées dans un poste de responsabilité administrative.

Dynamique. Esprit d’initiative et d’ouverture, autonomie, rigueur, sens des responsabilités, ponctualité, sens de discrétion, sont des qualités requises pour le présent poste, respect mutuel ; Ethique professionnel, intégrité et secret personnel

Maitrise du français écrit et parle. Des compétences avérées dans la formation, la rédaction de rapports et les présentations, ainsi que la capacité à exprimer clairement ses idées/prises de décision lors des réunions.

Capacité à collaborer avec d’autres experts. Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et sous pression

Maitrise des logiciels: Word, Excel, Power Point, Access.

V. indicateurs de performances:

1. Amélioration de l'état financier du bureau
2. Rédaction des rapports sur une base transparente et périodique
3. Remise des rapports trimestriels a temps
4. Amélioration de l'environnement physique et matériel de travail
5. Rapport mensuel sur les activités réalisées
6. Amélioration de Ia communication interpersonnelle

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